Als inwoner van onze gemeente sta jij met een aantal gegevens bij ons in het systeem. Wij gaan hier veilig en zorgvuldig mee om. Wil je meer weten over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Of ben je het ergens niet mee eens? Wij vertellen je graag welke rechten je hebt. Lees verder op deze pagina voor meer informatie.
Om je te kunnen helpen verwerken we jouw persoonsgegevens. Zo lang jij inwoner van de gemeente bent, krijg je op verschillende manieren te maken met de gemeente. Dat begint op het moment van inschrijving. Daarna volgen vaak nog vele andere momenten. Denk bijvoorbeeld aan de gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van de status voor de aanvraag van een vergunning enzovoort. Alles komt voort uit de taak of verplichting die de gemeente hierbij heeft.
Wil je dat de gemeente iets voor je doet? Bijvoorbeeld door een uitkering aan te vragen? Dan is het eigenlijk altijd nodig om je persoonsgegevens door te geven aan ons. Anders kunnen wij je niet verder helpen.
Wij verwerken iedere dag enorm veel persoonsgegevens. Persoonsgegevens vertellen iets over jou. Wat is jouw naam? Op welk telefoonnummer kunnen we je bereiken? Wat is je Burgerservicenummer? Het staat allemaal bij ons in het systeem. Wij hebben deze gegevens nodig om je zo goed mogelijk te helpen, bijvoorbeeld als je iets wilt regelen of aanvragen.
Het is natuurlijk wel fijn om te weten wat er precies met deze gegevens gebeurt. Daarom is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) opgesteld. Wij houden ons aan de regels van de AVG. Dit wordt gecontroleerd door de functionaris gegevensbescherming. Naast de AVG hebben wij ook een eigen privacybeleid. Bij ons staat jouw privacy voorop.
Wil je weten welke gegevens er precies in ons systeem staan? Dat kan via het digitaal loket. Login met je DigiD-inloggegevens en dien een verzoek bij ons in. Geef duidelijk aan wat je verzoek precies is en wat je van ons wilt weten.
De gemeente krijgt en maakt veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente zelf, maar ook om te kunnen laten zien waarom de gemeente bepaalde dingen doet. Het is belangrijk dat deze informatie goed wordt bewaard. Hier zijn ook regels voor vastgesteld. Die regels staan in de Archiefwet en de regels zijn voor de gemeente uitgewerkt in de zogenaamde ‘selectielijst’. Daarin staat precies hoe lang de gemeente verschillende soorten informatie moet bewaren om het daarna te vernietigen. Hoe lang informatie bewaard moet worden, hangt van het soort informatie af. Sommige informatie mag zelfs nooit worden vernietigd en moet eindeloos worden bewaard.
Heb je een vraag over bewaartermijnen? Je kunt je vraag hierover stellen aan de functionaris gegevensbescherming via privacy@sudwestfryslan.nl
Wij verstrekken nooit zomaar jouw persoonsgegevens aan anderen. Soms is het wel noodzakelijk om ons werk goed te kunnen uitvoeren om wel gegevens te verstrekken aan anderen. We werken hiervoor samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen zoals: de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Zorgaanbieders, maatschappelijke dienstverleners, verwijzers (zoals een huisarts), schuldhulpverleners, UWV , re-integratiebureaus enzovoort.
Met alle partijen waarmee we samenwerken, hebben we goede afspraken gemaakt over het beschermen van je privacy.
Soms neemt de gemeente contact met je op. Misschien heb je al jaren geen contact meer met de gemeente gehad en komt het onverwacht. Wij zullen je proberen uit te leggen waarom.
Je kunt zelf de gemeente om hulp vragen. Maar de gemeente kan jou ook hulp aanbieden. De gemeente is verantwoordelijk voor onder andere het vroeg signaleren van schuldproblemen, nazorg van (ex)-gedetineerden en de toeleiding naar verplichte geestelijke gezondheidszorg. Daarnaast heeft de gemeente diverse meldpunten, zoals voor kindermishandeling of overlast. Dat is allemaal wettelijk geregeld. Wij hebben de plicht om dergelijke meldingen te onderzoeken. En dan kan het zijn dat wij contact met je opnemen.
De gemeente krijgt dus niet alleen informatie die door jezelf is verstrekt, maar ook uit andere bronnen. Wanneer en van wie is afhankelijk van je specifieke situatie. Dit kan bijvoorbeeld een andere gemeente zijn, het Centraal Administratie Kantoor (CAK), de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), de Politie, het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), partijen die deelnemen aan het Veiligheidshuis Fryslân enzovoort.
Wil je weten welke gegevens wij van jou hebben opgenomen in de Basisregistratie personen? Of wil je weten welke organisaties er in de Basisregistratie Personen (BRP) kunnen kijken om hun werkzaamheden uit te oefenen? Via de website van Rijksoverheid zie je alle organisaties die er in de Basisregistratie Personen (BRP) kunnen kijken om hun werkzaamheden uit te oefenen. Mocht je hier bij ons nog een vraag over hebben, dan kun je via de pagina Recht op inzage meer informatie lezen of contact opnemen.
Om je persoonsgegevens te beveiligen, neemt de gemeente maatregelen om bijvoorbeeld misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen. Dit doen we zoals dat in de Baseline Informatie Overheid (BIO) is vastgelegd. De BIO bevat regels over informatiebeveiliging voor de overheid, het rijk, waterschappen en de provincies. Denk bijvoorbeeld aan: het bepalen wie vanuit zijn of haar functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben, medewerkers moeten bij indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (een VOG) overleggen, het organiseren van trainingen voor onze medewerkers, onder andere over hoe om te gaan met persoonsgegevens en datalekken en het bijhouden van een register voor beveiligingsincidenten en datalekken. Meer informatie over de BIO kun je vinden op de website van de 'Informatie Beveiligingsdienst'.
Als het gaat om persoonsgegevens, heb je een aantal rechten:
Heb je vragen of opmerkingen over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Dan komen we graag met je in contact. Neem telefonisch contact met ons via 14 0515 op of stuur een mail naar privacy@sudwestfryslan.nl.