Participatie
Heb je een (bouw)plan of initiatief? Dan ligt de verantwoordelijkheid voor communicatie en participatie van belanghebbenden bij jou als initiatiefnemer. Het is van belang dat de communicatie met omwonenden en andere betrokkenen goed gebeurt. Open en heldere communicatie met de omgeving vergroot de kans op een bredere steun voor jouw plan. Wij wegen bij de besluitvorming over jouw plan de belangen van al haar inwoners.
Wat is participatie?
Participatie is een belangrijk thema binnen de Omgevingswet. Het gaat erom dat je in een vroegtijdig stadium belanghebbenden betrekt bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’.
Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld burgers, vertegenwoordigers van bedrijven, professionals van maatschappelijke organisaties en bestuurders van overheden.
Waarom vinden we het gesprek met de omgeving belangrijk?
Het gesprek met de omgeving is belangrijk om de volgende redenen:
- Jouw buren en anderen in de omgeving stellen het op prijs om van jou als initiatiefnemer over het plan te horen.
- Je voorkomt dat mensen in je omgeving verrast worden op het moment dat bekend wordt dat er een vergunningsaanvraag is ingediend, waardoor ze mogelijk sneller bezwaar maken.
- Door in gesprek te gaan over jouw plan, kom je erachter wat je omgeving ervan vindt. Je krijgt inzicht in de kansen en zorgen die er zijn. Deze inzichten kunnen je helpen om je plan beter te maken, waardoor er meer draagvlak in de omgeving ontstaat.
Wij willen een zorgvuldig besluit nemen. Daarvoor moeten we inzicht krijgen in de verschillende belangen die rondom jouw plan spelen, zodat we die goed af kunnen wegen.
Hoe beoordelen wij het gesprek met de omgeving?
Als je het gesprek goed hebt gevoerd en je kunt dat aan ons laten zien, dan kan jou dat helpen bij het krijgen van een vergunning. We kijken dus naar participatie.
We kijken eerst of de score uit de vragenlijst is toegevoegd aan de vergunningaanvraag. Vervolgens naar het participatieverslag. Op basis daarvan stellen we de volgende vragen:
- Is het juiste participatieniveau toegepast gezien de aard van het initiatief?
- Is er voldoende participatie geweest op basis van de score uit de vragenlijst?
- Hoe is er om gegaan met de meningen van belanghebbenden?
Belutsenheidswizer
Om je op weg te helpen, hebben we een ‘Belutsenheidswizer’ (participatiewijzer) opgesteld die het proces voor participatie opdeelt in stappen.
Onderdeel daarvan is een vragenlijst die op basis van de gegeven antwoorden aangeeft hoeveel participatie nodig is voor jouw plan. Na het doorlopen van deze stappen heb je een duidelijk plan van aanpak voor de participatie.
Stappen participatieproces
Om je op weg te helpen, hebben we het proces voor participatie opgedeeld in stappen. Na het doorlopen van deze stappen heb je een duidelijk plan van aanpak voor de participatie.
Beschrijf je plan en ga na wie er iets van jouw plan gaat merken. Wie je nodig hebt om het plan te realiseren.
In de regel geldt: hoe groter en veelomvattender het initiatief is, hoe groter de kring direct betrokkenen. Denk hierbij aan buurtbewoners en omwonenden. Of aan vertegenwoordigers van bedrijven, belangengroepen en bestuurders van overheden.
We hebben een vragenlijst met 4 vragen gemaakt. Uit de vragen komt een score. Deze score bepaalt welk niveau van participatie het beste bij jouw initiatief past.
Er zijn 3 niveaus mogelijk:
- Niveau 1: direct betrokkenen informeren. Zorgen inventariseren en toelichten.
- Niveau 2: directe omgeving laten meedenken en belangen afwegen.
- Niveau 3: omgeving laten meewerken (meedenken) en breed informeren.
Aan de hand van de uitkomst van de vragenlijst, maak je een beknopt plan voor participatie. Hierin schrijf je op:
- Welk niveau participatie je wilt gaan toepassen.
- Wie ga je betrekken bij de participatie.
- Wat de vraag is waarover je met de belanghebbenden in gesprek wil gaan.
- Hoe je het gesprek wil voeren.
- Wanneer je dit wil doen.
De manier waarop je het gesprek aangaat, kun je zelf bepalen. Het is belangrijk om op een goede manier het gesprek te voeren met jouw omgeving. Enkele tips:
- Overleg met belanghebbenden op de locatie waar het plan (project of activiteit) straks komt.
- Werk zoveel mogelijk met beelden, zo geef je inzicht in hoe het plan er uit komt te zien na realisatie.
- Geef aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. Geef de deelnemers de kans om hierop te reageren.
- Probeer tijdens de gesprekken alle belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen samen belangrijk vinden.
- Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden.
- Maak goede afspraken over het vervolg.
- Maak een kort verslag van elk gesprek dat je hebt gevoerd, met daarin de gespreksdeelnemers, de inbreng en eventuele conclusies en afspraken. Stuur dit verslag ook naar de deelnemers.
- Geef in het verslag aan of je het plan naar aanleiding van het gesprek al dan niet bijstelt, de reden(en) hiervoor en zo ja, wat de bijstelling inhoudt.
Het is belangrijk om als initiatiefnemer een (totaal)verslag te maken van de manier waarop je de omgeving heb laten participeren bij jouw plan.
Vermeld in het verslag:
- Voeg de uitkomst met het participatieniveau uit de vragenlijst toe aan jouw verslag. Deze heb je per mail ontvangen.
- De representativiteit van betrokkenen: wie zijn er betrokken, wie zijn er uitgenodigd, wie hebben er gereageerd of zijn gekomen etc.
- De participatievorm: hoe is er gecommuniceerd, was het een bijeenkomst of uitvraag (bijv. vragenlijst), op welke locatie, wanneer, hoe vaak zijn jullie samen gekomen?
- De opbrengsten: wat leverde het proces op (vermeld zowel positieve als negatieve inbreng), wat waren de ingebrachte ideeën en wat was de kennis van de participanten, want zijn de voors en tegens vanuit de participanten en waarom?
- De doorvertaling: wat is er met de inbreng gedaan? Denk daarbij aan zaken als afspraken die er zijn gemaakt, wat is er wel en niet meegenomen, heeft de inbreng tot aanpassingen geleid, is er draagvlak gecreëerd?
- De terugkoppeling: voeg zo mogelijk een bijlage toe van opgestelde verslagen of andere berichten naar participanten.
Stuur het complete participatieverslag mee met je aanvraag. Om te bepalen of je voor jouw plan een vergunning nodig hebt, kun je bij ons terecht of via het Omgevingsloket.