Participatie
Heb je een (bouw)plan of initiatief? Dan ligt de verantwoordelijkheid voor communicatie en participatie van belanghebbenden bij jou als initiatiefnemer. Het is van belang dat de communicatie met omwonenden en andere betrokkenen goed gebeurt. Open en heldere communicatie met de omgeving vergroot de kans op een bredere steun voor jouw plan. Wij wegen bij de besluitvorming over jouw plan de belangen van al haar inwoners.
Wat is participatie?
Participatie is een belangrijk thema binnen de Omgevingswet. De Omgevingswet zegt over participatie: ‘het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden [...] bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’.
Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld burgers, vertegenwoordigers van bedrijven, professionals van maatschappelijke organisaties en bestuurders van overheden.
Start participatie
Als wij jouw initiatief wenselijk vinden en je besluit het plan verder uit te werken, dan start je de communicatie met de omgeving en andere betrokkenen op. Het is belangrijk om hen in een vroegtijdig stadium te informeren. Zo inventariseer je hoe de omgeving op jouw plan reageert en weet je of er steun is voor jouw plan.
- Omdat jouw plan nog (lang) niet is uitgewerkt, is de informatie natuurlijk nog onvolledig. Wel is het mogelijk om eventuele weerstand tegen of verbeterpunten voor jouw plan zo vroeg mogelijk op te sporen.
- Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de ‘voorgeschiedenis’ van de omgeving:
- wat heeft er gespeeld en wat speelt er op dit moment?
- hoe kijken bewoners aan tegen veranderingen in hun buurt?
Maak deze punten ook bekend bij jouw contactpersoon bij de gemeente. En voorkom misverstanden door helder en open te communiceren en duidelijkheid te geven. - Verder is het van belang om inzicht te krijgen in welke belangengroepen en -organisaties er zijn. Wie zijn de hoofdrolspelers in de buurt? Breng daarom in kaart wie de belanghebbenden zijn, zoals omwonenden, een bewonersvereniging, ondernemers, een milieugroep, etc. En bepaal welk belang zij hebben bij het plan. De belangen van bewoners kunnen haaks staan op die van winkeliers of bedrijven. Wij kunnen je helpen met het in kaart brengen wie de belanghebbenden zijn. Neem hierover contact op met jouw contactpersoon bij de gemeente.
- Benader directe buren, bewonersvereniging, belangenorganisatie en/of andere direct betrokkenen om jouw plan toe te lichten. Zij zijn dan niet verrast als de informatie over de plannen hen via een andere weg bereikt. Al snel zal duidelijk worden hoe jouw plan ‘landt’ in de buurt.
Gevoeligheden
- Een plan kan ook vragen, zorgen of zelfs weerstand oproepen. Breng daarom van te voren de gevoeligheden zo duidelijk mogelijk in kaart. En bedenk of communicatie en participatie kan bijdragen aan een mogelijke oplossing. Als de weerstand tegen het plan groot is, meld dit dan bij jouw contactpersoon bij de gemeente.
- Bepaal daarna de inzet van communicatiemiddelen. Dit is afhankelijk van de impact van het plan en de belangen die er spelen. De ene keer is een informatieve brief voldoende, de andere keer is een inloopbijeenkomst een beter middel.
- Bedenk bij de organisatie van een informatiebijeenkomst welke bijeenkomst de voorkeur heeft. Bijvoorbeeld een bijeenkomst met groepspresentaties en vragenronde of juist een inloopbijeenkomst met informatiepanelen en meer 1-op-1 contact met de betrokken groep.
Participatie
Omdat jouw initiatief nog in de uitwerkfase zit en het plan binnen de randvoorwaarden van de gemeente nog verschillende kanten op kan, kun je er voor kiezen de omgeving bij de verdere planvorming te betrekken.
Bepaal in deze fase of en zo ja, hoe je belanghebbenden (bewoners, ondernemers en belangenorganisaties) wilt laten participeren bij de uitwerking van jouw plan. Ideeën en voorstellen van belanghebbenden kunnen de steun voor jouw plan vergroten, knelpunten oplossen en zelfs een plan verbeteren.
Ga dus goed na of er ruimte is voor participatie. Hier valt veel winst te behalen. Denk ook na of het mogelijk is om met verschillende alternatieven te werken, waarbij de keuze voor één van de alternatieven bij belanghebbenden ligt. Dit kan de steun voor het gekozen alternatief vergroten.
Start uitvoering werkzaamheden
Tijdens de werkzaamheden informeer je de omgeving regelmatig over de voortgang van het project. Dit kan bijvoorbeeld via een email, (digitale) bewonersbrief of een informatiebijeenkomst voor de bewoners. Los klachten en vragen tijdens de werkzaamheden zo snel mogelijk op. Zet hiervoor bijvoorbeeld een telefonisch klachtennummer in en stel een aanspreekpunt voor de buurt aan. Overweeg de mogelijkheid van het instellen van een begeleidingsgroep of een ‘burenoverleg’ om met regelmatig de voortgang van de werkzaamheden te bespreken.
10 stappen in het participatieproces
Om je op weg te helpen, hebben we het proces voor participatie opgedeeld in 10 stappen. Na het doorlopen van deze stappen heb je een duidelijk plan van aanpak voor de participatie.
De allereerste vraag is of het vraagstuk zich leent voor participatie! Valt er iets te kiezen? Elk participatieproces begint met het duidelijk beschrijven van een gemeenschappelijk doel, vraag of urgentie. Bijvoorbeeld: een plan van bewoners om de buurt leefbaar te houden of een gebied mooier te maken. Of een plan voor nieuwbouw van een ondernemer.
Beantwoord daarnaast deze vraag: hoe complex is het vraagstuk? Gaat het om een gestructureerd vraagstuk, waarbij alle benodigde kennis aanwezig is en er geen belangentegenstellingen zijn?
Of is het een meer ongestructureerd vraagstuk, waarbij de benodigde kennis niet voorhanden is, omdat de inhoud is ingewikkeld en/of er zijn forse belangentegenstellingen.
Kijk ook naar wat er al in het gebied gebeurt (voorgeschiedenis) en welke gevoelens er leven bij de mensen in het gebied.
Voor welke fase ontwerp je een participatieproces?
- plan en proces bepalen, plannen uitwerken en betrokkenen in beeld brengen
- keuzes maken, belangen wegen en komen tot een beslissing
- leren en evalueren, inzichten opdoen over inhoud en proces
- realiseren, concrete resultaten halen
Wat is de duur van het participatieproces:
- het gaat om een kortlopend proces
- Het gaat om een langer lopend proces, maar wel met duidelijk begin en einde
Hier gaat het over wat je met de participatie wilt bereiken. Bij het participatiedoel bepaal je wat het resultaat moet zijn van het participatieproces. Wil je het draagvlak vergroten bij een bepaalde groep of ga je voor het verhogen van de kwaliteit van jouw plan?
Op basis van het participatiedoel bepaal je het gespreksdoel. Wat moet het gesprek je opleveren? Afhankelijk van het participatiedoel bepaal je of je wilt informeren, inventariseren, verdiepen of dat je het echt ‘samen’ wilt doen.
We onderscheiden dus 4 gesprekdoelen. Elk doel is bepalend voor de manier waarop je het gesprek inhoud geeft.
1e doel: Informeren door eenzijdige communicatie
Door het inzetten van diverse middelen informeer je inwoners en partners over jouw plan en het participatiegesprek dat je wilt voeren.
2e doel: Inventariseren door vraag en antwoord
Je wilt een gevoel krijgen bij wat speelt en wat de meningen of ideeën zijn over een bepaald onderwerp.
3e doel: Verdiepen door dialoog (gespreksdoel)
Tijdens dit doel ga je een onderwerp verder uitdiepen. Bijvoorbeeld door met elkaar verschillende scenario’s uit te werken, prioriteiten te stellen of een keuze te maken.
4e doel: Samen doen
Dit doel richt zich op het in co-creatie ontwikkelen en uitvoeren van plannen. Betrokkenen en belanghebbenden die op dit niveau deelnemen aan een traject nemen samen beslissingen. Dit niveau vraagt om duidelijke en realistische kaders vooraf en (wanneer van toepassing) nadrukkelijke commitment van het bestuur aan de genomen beslissingen.
Je hebt je doel uitgewerkt, nu moet je nadenken over wie je bij jouw plannen betrekt. Denk aan mensen in de buurt, bewoners en gebruikers van een specifiek gebied, inhoudelijk belanghebbenden, inhoudelijk deskundigen, ondernemers, georganiseerde belangengroepen en overheidsorganisaties. Maak een krachtenveldanalyse.
Wie heb je nodig om een goed plan te maken? Wie melden zich spontaan? Of van welke partij weet je dat die ook actief zijn op het onderwerp?
Maak een lijst hiervan en deel de mensen en organisaties in:
- wie heb je nodig om een goed plan te maken?
- wie heb je nodig om het initiatief of de aanpak te realiseren?
- voor wie is initiatief of aanpak bedoeld?
- wie melden zich spontaan? Of van welke partij weet je dat die ook actief zijn op het onderwerp?
- wie merkt wat van het plan? Bijvoorbeeld mensen die de gevolgen ervaren, positief of negatief. Vooral in de laatste groep kunnen mensen zitten waar je misschien niet direct aan denkt. Dus neem de tijd om het lijstje te maken.
- hebben alle relevante groepen een positie of stem in het vraagstuk?
Welke ontmoetingen zijn al gepland. Of lopen er al andere participatieprocessen in de buurt, wijk of stad? Soms lopen in een gebied al vergelijkbare processen. Kijk of je hierbij kunt aansluiten.
Wie is er verantwoordelijk voor het plan en de uitvoering van het proces? Ligt dit bij:
- de initiatiefnemer
- een wijk, dorp of stad
- de gemeente
- een bewoners- (of een andere) organisatie
Benoem per groep hoe taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Bekijk ook wat je gezamenlijk op kunt pakken.
Voordat je bedenkt hoe je de participatie gaat uitvoeren, is het slim om te bepalen wat je met de opbrengsten van het participatieproces gaat doen. Kijk hierbij naar het doel dat je bij vraag 4 hebt vastgesteld. En deel met betrokkenen hoe je hun inbreng gaat gebruiken. Wil je:
- als initiatiefnemer aantonen wat je met ingebrachte belangen en wensen hebt gedaan?
- achterhalen of er een meerderheid is voor een besluit?
- kennis en ervaring benutten voor het uitwerken van een plan?
- met input van betrokkenen kunnen oordelen over een plan?
Afhankelijk van het doel van participatie en wie je wilt betrekken kies je de beste werkvorm of methode voor een ontmoeting of dialoog met anderen. Sommigen zijn bedoeld om mogelijkheden te verkennen en input op te halen, andere om keuzes te maken.
Hieronder vind je een aantal werkvormen per gespreksdoel (zie stap 4)
| Gespreksdoel | Strategie | Middelen |
|---|---|---|
| Informeren | Eenzijdige communicatie | Brief, video, animatie, poster |
| Inventariseren | Vraag en antwoord | FAQ, enquête, poll, social media, inloopbijeenkomst |
| Verdiepen | Dialoog | Persoonlijk of groepsgesprek, focusgroep, inloopbijeenkomst |
| Samen | Co-creatie | Brainstorm, werksessies |
Hier gaat het om praktische zaken, bijvoorbeeld het regelen van een locatie of het opstellen van een uitnodiging. Soms is het verstandig om een externe deskundige hiervoor in te schakelen. Je hebt vaak met vrijwilligers te maken en die kunnen die kosten niet betalen. Zorg dan voor wat “handgeld” zodat je zonder een ingewikkelde procedure mensen of organisaties kunt faciliteren wanneer dat nodig is. En informeer ook eens bij de gemeente, dan kijken we samen hoe we je kunnen helpen.