Evenement organiseren

We maken onderscheid tussen kleine en grote evenementen.

Melding (klein evenement)

• Er komen maximaal 150 personen op af;
• Het evenement is overdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
• Er wordt niet via speakers omgeroepen;
• De muziek wordt niet elektronisch versterkt;
• Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het fietspad of op een parkeerplaats;
• Het evenement is geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
• Er worden geen grotere voorwerpen geplaatst dan 10m².

Voldoe je aan de bovenstaande punten? Dan kan je een melding doen. Dit kan tot uiterlijk 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement.

Vergunning (groot evenement)

• Er komen meer dan 150 mensen op af?
• Of gaat je evenement ’s nachts ook door?

Dan heb je een vergunning nodig. Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement. De vergunning is nodig om een veilig en verantwoord evenement te houden.

Een melding van een klein evenement is gratis.

De kosten voor het aanvragen van een evenementenvergunning zijn:

• Voor reguliere A-evenementen € 75;
• Voor B-evenementen met verhoogde aandacht € 275;
• Voor B-evenementen met advies van het kernteam Veiligheid € 456;
• Voor risicovolle C-evenementen € 1.693.

Naast een evenementenvergunning kunnen er ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Ook voor deze vergunningen en ontheffingen moet je betalen.

Heb je een aanvraag gedaan en kan je evenement niet doorgaan?

Dan moet je de kosten, voor het verlenen van de vergunning, toch betalen. Het kan daarom verstandig zijn te wachten met de vergunningaanvraag.

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het tijdig indienen van een complete aanvraag.
Een aanvraag bestaat uit:

1. een digitaal aanvraagformulier
2. een risicoscan (hieruit blijkt in welke categorie jouw evenement valt)
3. een draaiboek (verplicht bij een vergunningaanvraag)

Schrijven van een draaiboek

We hebben een handleiding voor je gemaakt.

• Handleiding Schrijven van een draaiboek voor een evenement (pdf)

Een draaiboek bij de aanvraag geeft ons inzicht in het evenement. En een aanvraag met een goed draaiboek kunnen wij snel en efficiënt behandelen.
En het helpt jou bij het organiseren van je evenement. Voor terugkerende evenementen is het draaiboek een waardevol document voor de toekomst.

Zorg ervoor dat je dit draaiboek klaar hebt, voordat je de vergunningaanvraag doet. Het draaiboek moet namelijk worden toegevoegd tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier.

Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse.

• Klasse A is een evenement met weinig risico
• Klasse C is een evenement met veel risico.
• Klasse B valt tussen A en C in.

Wil je weten in welke risicoklasse jouw evenement valt? Vul dan de risicoscan in.

De scan geeft een indicatie van de omvang van de risico’s. In de scan komen een aantal onderdelen aan bod. Aan deze onderdelen worden risicopunten toegekend. Het totaal aantal punten vormt de voorlopige risicoscore. Deze uitkomst is nog niet definitief.

Doe de risicoscan

Informatie en voorwaarden voor een evenement (pdf)

Je vindt in dit document onder andere informatie over:

• gemeentelijke voorzieningen
• brandveiligheid en volksgezondheid
• busverkeer
• bouwwerken, podia, tribunes, tenten en andere constructies
• verkeersregelaars
• reclame
• hulpdiensten
• schenken van alcohol
• muziek
• standplaats
• weersomstandigheden

Ook vind je in het document aanvullende informatie over specifieke evenementen:

• braderie
• ringrijden
• kermis
• springkussens
• schaatstoertocht
• survivalrun

Wil je bij je evenement graag alcohol schenken, dan heb je een ontheffing nodig. Hiervoor betaal je € 75.  

Heb je een ontheffing ontvangen? Dan mag je alcohol verkopen, maar met de volgende voorwaarden:

• geen verkoop aan kinderen onder de 18 jaar
• geen verkoop van sterke drank met meer dan 15% alcohol.
• minimale leeftijd van de barleiding moet 21 jaar zijn.

Wil je de ontheffing aanvragen, los van je evenement? Dat kan! Vraag de ontheffing aan met het aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol.

Voor sommige evenementen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen. Dit wordt automatisch meegenomen in je aanvraag voor een evenementenvergunning.

• Meer dan 150 personen in een tent of in de openlucht? Vul dan ook het formulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen in.
• Meer dan 50 personen in een gebouw? Dan moet je ook altijd apart een gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket.
  Ook als er sprake is van een evenementenvergunning of melding klein evenement.

Wil je een terras of deze uitbreiden bij je horecabedrijf tijdens een evenement? Dan heb je in Sneek en Bolsward een tijdelijke terrasvergunning nodig.

Ben je de organisator van het evenement? Dan kun je deze mee aanvragen bij het evenement. Ben je niet de organisator of wil je het terras apart aanvragen? Vul dan onderstaand formulier in.

Tijdelijk terras of uitbreiding aanvragen