Evenement organiseren

Ben je van plan om een evenement te organiseren? Dan heb je voor sommige evenementen een vergunning nodig. Organiseer je een klein evenement? Dan hoef je alleen maar een melding te doen. Wil je een loterij of bingo organiseren? Kijk dan bij bingo, loterij en kansspel. Lees hieronder verder over vergunningen van verschillende soorten evenementen.

Mededeling in verband met het coronavirus

Sinds 1 juli 2020 is er meer ruimte voor activiteiten en evenementen. Ben je van plan om een evenement te organiseren? Let dan goed op de voorwaarden die hiervoor gelden.

Marathon Sneek

Evenement melden of vergunning aanvragen

We willen je vragen om, voorafgaand aan het doen van een melding of het indienen van een aanvraag voor een vergunning, de veelgestelde vragen hiernaast goed door te lezen.

Wil je meer informatie? Of heb je vragen of opmerkingen die je ons wilt laten weten? Dan komen wij graag met je in contact. Je kunt telefonisch contact opnemen met ons team Vergunningen via 14 0515.

Besloten feest organiseren

Wil je een besloten feest organiseren? Een besloten feest valt niet onder een evenement, waar een vergunning of melding voor nodig is, maar dit betekent niet in dat er geen andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn!

Aan de hand van het onderstaande formulier kun je toetsen in hoeverre je vergunningen of ontheffingen moet regelen. Heb je vragen? Dan kun je telefonisch contact opnemen met team Vergunningen via 14 0515.

Veelgestelde vragen

Je hoeft niet voor elk evenement een vergunning aan te vragen. Soms is het doen van een melding voldoende. We maken hierbij onderscheid tussen kleine en grote evenementen. Een klein evenement moet aan de volgende punten voldoen:

  • Er komen maximaal 150 personen op af;
  • Het evenement is overdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
  • Er wordt niet via speakers omgeroepen;
  • De muziek wordt niet elektronisch versterkt;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het fietspad of op een parkeerplaats;
  • Het evenement is geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
  • Er worden geen grotere voorwerpen geplaatst dan 10m2.

Voldoet jouw evenement aan bovenstaande punten? Dan hoef je alleen een melding te doen. Dit kan tot uiterlijk 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement.

Organiseer je een evenement waar bijvoorbeeld meer dan 150 mensen op afkomen? Of een evenement dat ’s nachts ook nog even doorgaat? Dan heb je een vergunning nodig!

Als organisator wordt je verantwoordelijk voor het evenement. De vergunning is veelal nodig om ervoor te zorgen dat je het evenement op een verantwoorde manier uitvoert en de veiligheid van de bezoekers/inwoners niet in het geding komt.

Een aanvraag bestaat onder andere uit een draaiboek. In het draaiboek moet bepaalde informatie staan. Zie voor een handleiding voor het schrijven van een draaiboek verderop op deze pagina. Zorg ervoor dat je het draaiboek klaart hebt, voordat je de aanvraag indient. Het draaiboek moet namelijk worden toegevoegd tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier.

Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse. Klasse A is een evenement met weinig risico, klasse C is een evenement met veel risico. Een B-evenement valt daar tussenin. Wil je weten in welke risicoklasse jouw evenement valt? Vul dan onze kwantitatieve risicoscan in. Met deze risicoscan kan de procedure worden bepaald die wordt gevolgd bij de behandeling van de uiteindelijke aanvraag. De scan geeft een indicatie van de omvang van de risico’s. In de scan komen een aantal onderdelen aan bod. Aan al deze onderdelen worden zogenaamde ‘’risicopunten’’ toegekend. Het totaal aantal punten vormt de voorlopige risicoscore. Deze uitkomst is nog niet definitief en kan nog worden verhoogd door de gemeente door het uitvoeren van een kwalitatieve scan, op basis van ervaringen bij soortgelijk en/of gelijktijdige evenementen.

Daarnaast kan het zijn dat je aanvullende vergunningen en ontheffingen nodig hebt voor je evenement. Houd er rekening mee dat je ook voor deze vergunningen en ontheffingen moet betalen.

Bij een vergunningaanvraag is een draaiboek verplicht. Een goed draaiboek bij de aanvraag geeft ons inzicht in je evenement en maakt dat wij je aanvraag snel en efficiënt kunnen behandelen. Bovendien helpt een goed draaiboek jou bij het organiseren van je evenement. Voor terugkerende evenementen is het draaiboek een waardevol document voor de toekomst.

Wij hebben een handleiding ontwikkelt voor het schrijven van een draaiboek. In deze handleiding staat beschreven welke informatie je moet aanleveren bij het aanvragen van een evenementenvergunning. De handleiding bevat veel voorkomende onderwerpen. Wellicht is niet alles op uw evenement van toepassing. In dat geval kun je dat aangeven en doorgaan met het volgende onderdeel. Om je draaiboek snel en efficiënt te kunnen beoordelen moet je je houden aan de hoofdstukindeling in de handleiding. Deze handleiding is overigens niet limitatief. Er kan door de vergunningverlener altijd om aanvullende informatie worden gevraagd wanneer dat noodzakelijk blijkt. De handleiding verkleint de kans op zo’n verzoek echter aanzienlijk en zorgt zo mede voor een vlotte verwerking van je aanvraag.

Er zijn twee handleidingen voor het schrijven van een draaiboek. Dit zijn:

  • Handleiding voor een draaiboek voor een A-evenement;
  • Handleiding voor een draaiboek voor een B of C evenement.

Weet je niet welke handleiding je nodig hebt? Doe dan eerst de risicoscan.

Wil je een vergunning aanvragen voor een A-evenement? Dan moet de vergunningsaanvraag minimaal 4 weken van tevoren bij ons binnen zijn. Bij een B-evenement is dat 8 weken. Bij risicovolle evenementen in de hoogste risicoklasse hebben wij de aanvraag minimaal 14 weken van tevoren nodig.

Ga je een evenement organiseren tijdens de Sneekweek? Dan moet de aanvraag uiterlijk voor 1 maart binnen zijn.

Het melden van een klein evenement is gratis. De kosten voor een vergunning hangen af van de risicoklasse van het evenement. De aanvraagkosten voor een vergunning zijn:

  • Voor reguliere A-evenementen € 40,40;
  • Voor B-evenementen met verhoogde aandacht € 175,75;
  • Voor B-evenementen met advies van het kernteam Veiligheid € 289,10;
  • Voor risicovolle C-evenementen € 1359,15.

Naast een evenementenvergunning kunnen er ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Ook voor deze vergunningen en ontheffingen ben je leges verschuldigd.

Normaal gesproken mogen alleen horecabedrijven met een drank- en horecavergunning alcohol verkopen. Wil je bij je evenement graag alcohol schenken, dan heb je een ontheffing van ons nodig. Voor een ontheffing betaal je € 85,50.  Heb je een ontheffing ontvangen? Dan mag je alcohol verkopen, maar niet aan kinderen onder de 18 jaar. Ook mag er geen sterke drank worden verkocht. Het gaat dan om drank met meer dan 15% alcohol. Degene die de leiding heeft in de bar moet minimaal 21 jaar zijn. Houd je je niet aan deze regels? Dan kun je een hoge boete krijgen.

Wil je de ontheffing aanvragen, los van je evenement? Dat kan! Vraag de ontheffing aan met het aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol.

Vergeet je niet dat je voor het organiseren van een evenement ook een evenementenvergunning nodig hebt?

Voor sommige evenementen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen. Dit wordt automatisch meegenomen in je aanvraag voor een evenementenvergunning.

Gaat het om een evenement met een besloten karakter, zoals een jubileum, trouwerij of verjaardagsfeest? Dan is er geen evenementenvergunning en geen melding nodig. Bij meer dan 150 personen in een tent of in de openlucht moet je nog wel het formulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen invullen.

Komen er tijdens het evenement meer dan 50 mensen in een gebouw? Dan moet je ook altijd apart een gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket. Ook als er sprake is van een evenementenvergunning of melding klein evenement.

Wil je een terras of deze uitbreiden bij je horecabedrijf tijdens een evenement? Dan heb je in Sneek en Bolsward een tijdelijke terrasvergunning nodig. Ben je ook de organisator van het evenement, dan kun je deze mee aanvragen bij het evenement. Ben je niet de organisator of wil je het terras apart aanvragen? Dan kun je gebruiken maken van het formulier hieronder.

Evenementenkalender

Om te voorkomen dat je evenement op dezelfde locatie met een ander (of groot) evenement plaatsvindt kun je je evenement voor het jaar erop aanmelden. Dit doe je met het aanmeldingsformulier dat beschikbaar is van 1 september tot en met 15 november. Wees dus op tijd met aanmelden! In de evenementenkalender kun je zien welke evenementen al zijn aangemeld. Aan de lijst kunnen geen rechten worden ontleend: het geeft alleen een overzicht van evenementen binnen onze gemeente.

Na aanmelding ontvang je van ons bericht. Naast de aanmelding voor de evenementenkalender moet je ook altijd nog een aanvraag doen: deze is nodig voor een vergunning. Heb je vragen? Dan kun je contact opnemen met team Vergunningen via het telefoonnummer 14 0515.

Let op! Belangrijke mededeling in verband met het Coronavirus

Op dit moment brengen wij in kaart welke evenementen wel en niet door kunnen gaan. Wij houden ons aan de richtlijnen en maatregelen van het RIVM. Zodra wij meer weten, zullen wij de kalender aanpassen en publiceren.