Evenement organiseren

Organiseer je een braderie, een dorpsfeest, festival of een ander evenement? Dan is de kans groot dat je een evenementenvergunning nodig hebt of een melding moet doen.
Wil je een loterij of bingo organiseren? Kijk dan bij bingo, loterij en kansspel.
Lees verder voor informatie over:

  1. het aanmelden voor de evenementenkalender
  2. het doen van een melding
  3. het aanvragen van een evenementenvergunning
  4. het maken van een draaiboek en meer.

Stap 1: Evenementenkalender

Wil je volgend jaar een evenement organiseren? Meld je evenement aan voor de evenementenkalender van 2024. Dit kan van 2 april tot 28 september 2023.

Waarom aanmelden voor de kalender?

  1. Er moeten altijd voldoende hulpdiensten beschikbaar zijn. Dit kan alleen door de evenementen over het seizoen te verspreiden.
  2. De kalender wordt besproken met de veiligheidsregio en de burgemeester.
  3. Na goedkeuring wordt de kalender vastgesteld en is dan zichtbaar op deze pagina. Staat je evenement erbij, dan is de datum en de locatie akkoord.

Niet aangemeld voor de kalender?

Je mag altijd een evenementenvergunning aanvragen. Ook als je je evenement niet hebt aangemeld voor de evenementenkalender. Maar dit kan betekenen dat je het evenement niet kunt organiseren.
Neem voor de aanvraag contact op met team Vergunningen. Dan kijken we samen of je het evenement nog mag organiseren.

Stap 2: Evenementenvergunning aanvragen

Heb je je evenement aangemeld voor de kalender en is de datum akkoord? Dan vraag je een evenementenvergunning aan of doe je een melding van jouw evenement. Via onderstaande knop kom je erachter of je een melding doet of een vergunning moet aanvragen.

Evenement melden of vergunning aanvragen

Belangrijk bij de vergunningaanvraag

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het tijdig indienen van een complete aanvraag. Een aanvraag bestaat in ieder geval uit:

  1. een aanvraagformulier
  2. een risicoscan
  3. een draaiboek met een situatietekening (verplicht bij een vergunningaanvraag)

En verder:

  • Je maakt gebruik van DigiD of eHerkenning
  • Je voegt alle benodigde bijlagen direct toe bij de aanvraag
  • Je omschrijft in de aanvraag hoe jij zorgt voor een duurzaam evenement

Indieningstermijnen

Een aanvraag moet op tijd bij ons binnen zijn. Begin op tijd, maximaal 20 weken voorafgaand aan het evenement.

  • A-evenement - 6 weken voorafgaand aan het evenement
  • B-evenement - 12 weken voorafgaand aan het evenement
  • C-evenement - 16 weken voorafgaand aan het evenement

We maken onderscheid tussen kleine en grote evenementen.

Melding (klein evenement)

  • Er komen maximaal 150 personen op af;
  • Het evenement is overdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
  • Er wordt niet via speakers omgeroepen;
  • De muziek wordt niet elektronisch versterkt;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het fietspad of op een parkeerplaats;
  • Het evenement is geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
  • Er worden geen grotere voorwerpen geplaatst dan 10m2.

Voldoe je aan de bovenstaande punten? Dan kan je een melding doen. Dit kan tot uiterlijk 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement.

Vergunning (groot evenement)

  • Er komen meer dan 150 mensen op af?
  • Of gaat je evenement ’s nachts ook door?

Dan heb je een vergunning nodig. Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement. De vergunning is nodig om een veilig en verantwoord evenement te houden.

Houd je een besloten evenement, dan heb je geen evenementenvergunning nodig en hoef je geen melding te doen.

Maar misschien heb je nog wel andere vergunningen of ontheffingen nodig.

Vul de vragenlijst voor een besloten feest in en check wat je precies moet regelen. Breng sowieso je buren op de hoogte van je plannen.

Een melding van een klein evenement is gratis.

De kosten voor het aanvragen van een evenementenvergunning zijn:

  • Voor reguliere A-evenementen € 75;
  • Voor B-evenementen met verhoogde aandacht € 275;
  • Voor B-evenementen met advies van het kernteam Veiligheid € 456;
  • Voor risicovolle C-evenementen € 1.693.

Naast een evenementenvergunning kunnen er ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Ook voor deze vergunningen en ontheffingen moet je betalen.

Heb je een aanvraag gedaan en kan je evenement niet doorgaan?

Dan moet je de kosten, voor het verlenen van de vergunning, toch betalen. Het kan daarom verstandig zijn te wachten met de vergunningaanvraag.

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het tijdig indienen van een complete aanvraag.
Een aanvraag bestaat uit:

  1. een digitaal aanvraagformulier
  2. een risicoscan (hieruit blijkt in welke categorie jouw evenement valt)
  3. een draaiboek (verplicht bij een vergunningaanvraag)

Schrijven van een draaiboek

We hebben een handleiding voor je gemaakt.

Een draaiboek bij de aanvraag geeft ons inzicht in het evenement. En een aanvraag met een goed draaiboek kunnen wij snel en efficiënt behandelen.
En het helpt jou bij het organiseren van je evenement. Voor terugkerende evenementen is het draaiboek een waardevol document voor de toekomst.

Zorg ervoor dat je dit draaiboek klaar hebt, voordat je de vergunningaanvraag doet. Het draaiboek moet namelijk worden toegevoegd tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier.

Wij kunnen samen met jou een situatietekening digitaal intekenen. Neem hiervoor contact op met team vergunningen via email: vergunningenapv@sudwestfryslan.nl

Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse.

  • Klasse A is een evenement met weinig risico
  • Klasse C is een evenement met veel risico.
  • Klasse B valt tussen A en C in.

Wil je weten in welke risicoklasse jouw evenement valt? Vul dan de risicoscan in.

De scan geeft een indicatie van de omvang van de risico’s. In de scan komen een aantal onderdelen aan bod. Aan deze onderdelen worden risicopunten toegekend. Het totaal aantal punten vormt de voorlopige risicoscore. Deze uitkomst is nog niet definitief.

Doe de risicoscan

Informatie en voorwaarden voor een evenement (pdf)

Je vindt in dit document onder andere informatie over:

  • gemeentelijke voorzieningen
  • brandveiligheid en volksgezondheid
  • busverkeer
  • bouwwerken, podia, tribunes, tenten en andere constructies
  • verkeersregelaars
  • reclame
  • hulpdiensten
  • schenken van alcohol
  • muziek
  • standplaats
  • weersomstandigheden

Ook vind je in het document aanvullende informatie over specifieke evenementen:

  • braderie
  • ringrijden
  • kermis
  • springkussens
  • schaatstoertocht
  • survivalrun

Wil je bij je evenement graag alcohol schenken, dan heb je een ontheffing nodig. Hiervoor betaal je € 75.  

Heb je een ontheffing ontvangen? Dan mag je alcohol verkopen, maar met de volgende voorwaarden:

  • geen verkoop aan kinderen onder de 18 jaar
  • geen verkoop van sterke drank met meer dan 15% alcohol.
  • minimale leeftijd van de barleiding moet 21 jaar zijn.

Wil je de ontheffing aanvragen, los van je evenement? Dat kan! Vraag de ontheffing aan met het aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol.

Voor sommige evenementen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen. Dit wordt automatisch meegenomen in je aanvraag voor een evenementenvergunning.

Organiseer je een niet-commercieel evenement? Dan kun je afvalcontainers, dranghekken en stroom van ons gebruiken. Informatie of aanvragen doe je via het contactformulier.

  • Regel het minimaal 1 week voor het evenement.
  • Maximaal 10 hekken per evenement.
  • De hekken moet je zelf ophalen en brengen.

Organiseer je een commercieel evenement?Neem dan contact op met een verhuurbedrijf.

Wil je een terras of deze uitbreiden bij je horecabedrijf tijdens een evenement? Dan heb je tijdelijke terrasvergunning nodig. Ook voor het plaatsen van een tap heb je een vergunning nodig.

Ben je de organisator van het evenement? Dan kun je deze mee aanvragen bij het evenement. Ben je niet de organisator of wil je het terras of tap apart aanvragen? Vul dan onderstaand formulier in.

Duurzaam evenement

Duurzaamheid wordt steeds belangrijker en een verplicht onderdeel bij het organiseren van een evenement.

Icoon groene handen Duurzaam

Houd bij de organisatie van je evenement rekening met de criteria voor een Duurzaam evenement. Lees de criteria goed door en denk na over hoe jij zorgt voor een duurzaam evenement. In de vergunningaanvraag komt duurzaamheid terug. Denk aan:

  • het scheiden van afval
  • gebruik van duurzame materialen
  • welke energiebronnen gebruik je
  • vervoer van en naar het evenement
  • is de locatie in of in de buurt van een natuurgebied

Evenement bij natuurgebied

Vindt jouw evenement plaats in of in de buurt van een natuurgebied? Mogelijk heb je dan een extra vergunning van de provincie Fryslân nodig. We raden je aan deze minimaal 6 maanden van tevoren aan te vragen bij de provincie.

Evenementenkalender

Evenementenkalender september 2023
DatumOmschrijving evenementLocatie
1-3 septemberHeechfeestenHeeg
1-3 septemberPingjumer merkePingjum
2 septemberSkraard van de KaartSchraard
2 septemberNederlandse Kampioenschappen FierljeppenIjlst, Sudergoweg 1c
3 septemberFriese StreekmarktHemelum, Flinkeboskje
3 septemberTriathlon WorkumWorkum, Stedspôle e.o.
7-9 septemberMerke / Dorpsfeest EasterwierrumEasterwierum
8 septemberLekker OutdoorBolsward centrum
9 septemberOpen MonumentendagWoudsend Centrum
9 septemberBoerenmarkt (misschien net als in sept 2022 weer bij SPAR)Woudsend Centrum
9 septemberOpen dagOppenhuizen en Uitwellingerga
9-15 septemberSUP 11-City TourElfstedenroute op het water
9-10 septemberUitfestival / grachtenconcertSneek, Westersingel
10 septemberGouden Land DorpKimswerd, plein bij Piers stee
10 septemberBlij in het parkRasterhoffpark Sneek
10 septemberKaatspartij, seizoensafsluiting, muziekMakkum, Keatslan De Seize, Klipperstraat
10 septemberTriatlon WitmarsumWitmarsum en directe omgeving
10 septemberBromfietsbeurs SneekSneek, Veemarkthal
10 septemberFlinke Flea marktHemelum, Flinkeboskje
13-17 septemberOnbeperkte Elfstedentochtin 5 dagen tijd langs alle elfsteden
16 september50 jarig jubileumfeestSneek, Schuttersveld,
16 septemberSlag om MakkumMakkum
16 septemberTriathlon WommelsWommels, Walperterwei 27a
16 septemberTerras festivalBolsward, Marktplein
16 septemberSpringkussen 11 steden tocht & Shantykoren festivalSneek, centrum
22-23 septemberSeptemberpopWorkum, Stedspolle
22-24 septemberFoodfestivalSneek, Veemarkthal
23 septemberKofferbakverkoopLoenga
23 septemberBetinking Slach by Warns 1345Skarl by nûmer 15
24 septemberFlinke Flea marktHemelum, Flinkeboskje
25-27 septemberVeekeuring, Concours hippique,Workum
29 september-1 oktoberTentfeest van WarnsWarns
30 septemberKlaaipopEasterwierrum
30 septemberAutocross WolsumWolsum

Evenementenkalender oktober 2023
DatumOmschrijving evenementLocatie
1 oktoberFriese StreekmarktHemelum, Flinkeboskje
5 oktoberHanze RingrijderijBolsward, centrum
6 oktoberOktoberfestsneekSneek, Veemarkhal
7 oktoberAutocross WolsumWolsum
7 oktoberSneeker DweildagSneek
7 oktoberKubaarder hundrundeiKubaard
7 oktober
De nacht van boazumBoazum
13-15 oktoberOktoberfestWitmarsum, Mulierlaan
20-28 oktoberStrontweekWorkum
22 oktoberHerfstmarktWorkum, Merk,Begine,Skil
28 oktoberOktoberfest HieslumHieslum, Camping Heeres
28 oktoberStrontraceloopWorkum, Aquaresort It Soal
29 oktoberMjitterunBoazum

Evenementenkalender november 2023
DatumOmschrijving evenementLocatie
11 novemberFrysk Dance EventHieslum

Evenementenkalender december 2023
DatumOmschrijving evenementLocatie
4 decemberSinterklaasloopBolsward, De Blink
16-17 decemberKerstmarktSneek, centrum
22 decemberKerstconcert met Roon StaalWoudsend, PKN Kerk "De Karmel"
26-30 decemberKerstcircus Sneek, Alexanderstraat