Evenement organiseren

Je hoeft niet voor elk evenement een vergunning aan te vragen. Soms is het doen van een melding voldoende. We maken hierbij onderscheid tussen kleine en grote evenementen. Een klein evenement moet aan de volgende punten voldoen:

• Er komen maximaal 150 personen op af;
• Het evenement is overdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
• Er wordt niet via speakers omgeroepen;
• De muziek wordt niet elektronisch versterkt;
• Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het fietspad of op een parkeerplaats;
• Het evenement is geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
• Er worden geen grotere voorwerpen geplaatst dan 10m².

Voldoet jouw evenement aan bovenstaande punten? Dan hoef je alleen een melding te doen. Dit kan tot uiterlijk 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement.

Organiseer je een evenement waar bijvoorbeeld meer dan 150 mensen op afkomen? Of een evenement dat ’s nachts ook nog even doorgaat? Dan heb je een vergunning nodig!

Als organisator wordt je verantwoordelijk voor het evenement. De vergunning is veelal nodig om ervoor te zorgen dat je het evenement op een verantwoorde manier uitvoert en de veiligheid van de bezoekers/inwoners niet in het geding komt.

Een aanvraag bestaat onder andere uit een draaiboek. In het draaiboek moet bepaalde informatie staan. Zie voor een handleiding voor het schrijven van een draaiboek verderop op deze pagina. Zorg ervoor dat je het draaiboek klaart hebt, voordat je de aanvraag indient. Het draaiboek moet namelijk worden toegevoegd tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier.

Sta ik op de evenementenkalender?

Let op: Het is wel verstandig om te bekijken of je evenement al op de evenementenkalender staat. Is dit namelijk niet het geval, dan is er tot en met half september 2021 nagenoeg geen ruimte meer voor het organiseren van een evenement. De evenementenkalender staat op de website, onderaan deze pagina. Sta je niet op de evenementenkalender, dan bestaat de mogelijkheid dat je evenement niet op de door jouw gewenste dag kan plaatsvinden.

Wat als ik niet aan de voorwaarden kan voldoen?

Dan is het niet verstandig een aanvraag in te dienen. De kans bestaat dan dat wij de aanvraag niet kunnen vergunnen. Je bent dan echter wel legeskosten verschuldigd (minimaal € 44,45 of tot 50% van de maximale legeskosten). Beoordeel dus goed of je jouw evenement wilt en kunt organiseren onder de gestelde voorwaarden.

Hoe zit het met de politiecapaciteit?

Vanwege de grote druk op de politiecapaciteit en overige hulpverlening, kan het zijn dat voor jouw evenement extra voorwaarden worden gesteld, zoals het inschakelen van een eigen ordedienst. Ook kan het zijn, dat wij contact opnemen met de vraag of je evenement verplaatst kan worden. Dit om de capaciteit bij de hulpverleningsdiensten te ontlasten.

Voor het organiseren van een evenement en het aanvragen van een vergunning hebben we belangrijke informatie en de voorwaarden voor je op een rijtje gezet. Je vindt in dit document onder andere informatie over:

• gemeentelijke voorzieningen
• brandveiligheid en volksgezondheid
• busverkeer
• bouwwerken, podia, tribunes, tenten en andere constructies
• verkeersregelaars
• reclame
• hulpdiensten
• schenken van alcohol
• muziek
• standplaats
• weersomstandigheden

Ook vind je in het document aanvullende informatie over onder andere de volgende specifieke evenementen:

• braderie
• ringrijden
• kermis
• springkussens
• schaatstoertocht
• survivalrun

Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse. Klasse A is een evenement met weinig risico, klasse C is een evenement met veel risico. Een B-evenement valt daar tussenin. Wil je weten in welke risicoklasse jouw evenement valt? Vul dan onze kwantitatieve risicoscan in. Met deze risicoscan kan de procedure worden bepaald die wordt gevolgd bij de behandeling van de uiteindelijke aanvraag. De scan geeft een indicatie van de omvang van de risico’s. In de scan komen een aantal onderdelen aan bod. Aan al deze onderdelen worden zogenaamde ‘’risicopunten’’ toegekend. Het totaal aantal punten vormt de voorlopige risicoscore. Deze uitkomst is nog niet definitief en kan nog worden verhoogd door de gemeente door het uitvoeren van een kwalitatieve scan, op basis van ervaringen bij soortgelijk en/of gelijktijdige evenementen.

Daarnaast kan het zijn dat je aanvullende vergunningen en ontheffingen nodig hebt voor je evenement. Houd er rekening mee dat je ook voor deze vergunningen en ontheffingen moet betalen.

Bij een vergunningaanvraag is een draaiboek verplicht. Een goed draaiboek bij de aanvraag geeft ons inzicht in je evenement en maakt dat wij je aanvraag snel en efficiënt kunnen behandelen. Bovendien helpt een goed draaiboek jou bij het organiseren van je evenement. Voor terugkerende evenementen is het draaiboek een waardevol document voor de toekomst.

Wij hebben een handleiding ontwikkelt voor het schrijven van een draaiboek. In deze handleiding staat beschreven welke informatie je moet aanleveren bij het aanvragen van een evenementenvergunning. De handleiding bevat veel voorkomende onderwerpen. Wellicht is niet alles op uw evenement van toepassing. In dat geval kun je dat aangeven en doorgaan met het volgende onderdeel. Om je draaiboek snel en efficiënt te kunnen beoordelen moet je je houden aan de hoofdstukindeling in de handleiding. Deze handleiding is overigens niet limitatief. Er kan door de vergunningverlener altijd om aanvullende informatie worden gevraagd wanneer dat noodzakelijk blijkt. De handleiding verkleint de kans op zo’n verzoek echter aanzienlijk en zorgt zo mede voor een vlotte verwerking van je aanvraag.

Er zijn twee handleidingen voor het schrijven van een draaiboek. Dit zijn:

• Handleiding voor een draaiboek voor een A-evenement;
• Handleiding voor een draaiboek voor een B of C evenement.

Weet je niet welke handleiding je nodig hebt? Doe dan eerst de risicoscan.

Bij de aanvraag van een evenementenvergunning voor een evenement in 2021 moet een coronaplan aangeleverd worden. Aan de hand van de vragen en tips hieronder kun je een plan opstellen. Dat plan wordt door de gemeente getoetst. Het kan zijn dat er vragen zijn die niet van toepassing zijn op uw evenement.

Inrichting terrein

• Zorg voor een afgebakend terrein en maak een duidelijke plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
• Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is en zorg voor een gescheiden bezoekersstroom.
• Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingsverkeer in (ook backstage).
• Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar enzovoort) van het terrein. Voor de vrije ruimte is voor 1 persoon per 5m2 ruimte om het evenement te bezoeken. Bereken hoeveel personen dit maximaal kunnen zijn.
• Zorg voor crowd control. Dat betekent dat bij de ingang en uitgang bezoekers geteld moeten worden, zodat je weet hoeveel bezoekers op het terrein aanwezig zijn.
• Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.

 Op- en afbouw

• Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers zo beperkt mogelijk te houden.  Beschrijf op een tijdslijn welke leveranciers op welk moment aanwezig zijn.

Entree

• Welke voorzieningen zijn er voor de bezoekers (bijvoorbeeld handgel).
• Als een gezondheidscheck nodig is, beschrijf hoe je dit uitvoert.
• Hoeveel personen wil je toelaten tot het evenement? Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven, maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen.
• Hoe voorkom je dat er niet teveel personen op het terrein zijn.
• Is online reservering mogelijk of noodzakelijk?
• Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
• Is er een toegangsprijs: is hierbij pinnen of contactloos betalen mogelijk?

Informatie bezoekers

• Geef aan welke publieksgroep je verwacht op het evenement. Denk hierbij aan leeftijd van de bezoekers en of er risicogroepen aanwezig (kunnen) zijn.
• Kun je na het evenement terugkijken wie je evenement heeft bezocht? Zo ja, op welke manier wordt dat geregistreerd?
• Met welke vervoersmiddelen verwacht je dat bezoekers naar jouw evenement komen (Fiets, Auto, OV)?
• Beschrijf hoe je bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).

Uitgifte Horeca

• Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
• Beschrijf hoe de hygiënemaatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
• Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijvoorbeeld éénmalige consumptiebonnen).
• Werk met disposables in plaats van met herbruikbare glazen.

Sanitaire voorzieningen

• Beschrijf de looproute van en naar de toiletten.
• Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar? Wat voldoende is verschilt per locatie. Als ze op 1,5 meter van elkaar geplaatst worden, maar bezoekers moeten er tussendoor dan is de afstand niet voldoende. Is de 1,5 meter helemaal vrij zonder kans op kruisende mensen, dan is het wel voldoende.
• Beschrijf hoe en hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
• Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.

Contactpersoon en toezicht

• Wie is de persoon die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen? Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
• Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage enzovoort)
• Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.

Werkt je met testenvoortoegang.nl?

Dan is de 1,5 meter niet van toepassing.

Benoem duidelijk in het coronaplan of je hiermee gaat werken, en op welke manier je dat gaat doen!

Het coronaplan kan voor evenementen in de maand juli uiterlijk 2 weken voor aanvang evenement worden ingediend. Voor evenementen in augustus en later, is deze termijn 4 weken.

De aanvraag moet in ieder geval tijdig (4-6 weken van te voren) worden aangevraagd.

Wil je een vergunning aanvragen voor een A-evenement? Dan moet de vergunningsaanvraag minimaal 4 weken van tevoren bij ons binnen zijn. Bij een B-evenement is dat 8 weken. Bij risicovolle evenementen in de hoogste risicoklasse hebben wij de aanvraag minimaal 14 weken van tevoren nodig.

Ga je een evenement organiseren tijdens de Sneekweek? Dan moet de aanvraag uiterlijk voor 1 maart binnen zijn.

Het melden van een klein evenement is gratis. De kosten voor een vergunning hangen af van de risicoklasse van het evenement. De aanvraagkosten voor een vergunning zijn:

• Voor reguliere A-evenementen € 44,45;
• Voor B-evenementen met verhoogde aandacht € 193,30;
• Voor B-evenementen met advies van het kernteam Veiligheid € 318,00;
• Voor risicovolle C-evenementen € 1495,05.

Naast een evenementenvergunning kunnen er ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Ook voor deze vergunningen en ontheffingen ben je leges verschuldigd.

Normaal gesproken mogen alleen horecabedrijven met een drank- en horecavergunning alcohol verkopen. Wil je bij je evenement graag alcohol schenken, dan heb je een ontheffing van ons nodig. Voor een ontheffing betaal je € 94,05.  Heb je een ontheffing ontvangen? Dan mag je alcohol verkopen, maar niet aan kinderen onder de 18 jaar. Ook mag er geen sterke drank worden verkocht. Het gaat dan om drank met meer dan 15% alcohol. Degene die de leiding heeft in de bar moet minimaal 21 jaar zijn. Houd je je niet aan deze regels? Dan kun je een hoge boete krijgen.

Wil je de ontheffing aanvragen, los van je evenement? Dat kan! Vraag de ontheffing aan met het aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol.

Vergeet je niet dat je voor het organiseren van een evenement ook een evenementenvergunning nodig hebt?

Voor sommige evenementen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen. Dit wordt automatisch meegenomen in je aanvraag voor een evenementenvergunning.

Gaat het om een evenement met een besloten karakter, zoals een jubileum, trouwerij of verjaardagsfeest? Dan is er geen evenementenvergunning en geen melding nodig. Bij meer dan 150 personen in een tent of in de openlucht moet je nog wel het formulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen invullen.

Komen er tijdens het evenement meer dan 50 mensen in een gebouw? Dan moet je ook altijd apart een gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket. Ook als er sprake is van een evenementenvergunning of melding klein evenement.

Wil je een terras of deze uitbreiden bij je horecabedrijf tijdens een evenement? Dan heb je in Sneek en Bolsward een tijdelijke terrasvergunning nodig. Ben je ook de organisator van het evenement, dan kun je deze mee aanvragen bij het evenement. Ben je niet de organisator of wil je het terras apart aanvragen? Dan kun je gebruiken maken van het formulier hieronder.