Contact

Evenement organiseren

Ben je van plan om een evenement te organiseren? Dan heb je voor sommige evenementen een vergunning nodig. Organiseer je een klein evenement? Dan hoef je alleen maar een melding te doen. Wil je een loterij of bingo organiseren? Kijk dan bij bingo, loterij en kansspel. Lees hieronder verder over vergunningen van verschillende soorten evenementen.

Petear Organisatoren van evenementen

De coronamaatregelen hebben nog steeds een grote invloed op onze maatschappij. Veel is onzeker en dat geldt ook voor de organisatie van evenementen. Omdat er vast vragen bij organisatoren leven, en organisatoren wellicht behoefte hebben aan informatie, overleg en uitwisseling van gedachten, willen wij alle organisatoren van evenementen uitnodigen voor een digitale bijeenkomst op woensdag 7 april 2021. Meer informatie lees je in het nieuwsbericht Petear Organisatoren van evenementen.

Marathon Sneek

Coronaontheffing

Voor het mogen organiseren van een evenement heb je een Coronaontheffing nodig. Je kunt via ons aanvraagformulier een aanvraag of melding doen voor een evenement.
Let op! Daarbij vraag je automatisch ook een Coronaontheffing aan. Een Coronaontheffing wordt alleen in uitzonderlijke en bijzondere situaties verleend. Meer informatie over de Coronaontheffing lees je op onze website.

Iedereen moet onderling 1,5 meter afstand houden, behalve:

  • kinderen tot 12 jaar (zij hoeven onderling en tot volwassenen geen afstand te houden) en
  • jongeren tot 18 jaar (zij hoeven onderling geen afstand te houden, wel tot volwassenen).

In Drenthe en Groningen kunnen voorlopig geen grote evenementen plaatsvinden. Dat hebben de veiligheidsregio’s van die provincies besloten. Dit verbod geldt in ieder geval tot 1 juni 2021. De Friese burgemeesters hebben hierover nog geen uitspraken gedaan. Zij willen de mogelijkheid openhouden om eerder iets te kunnen organiseren. Vanzelfsprekend alleen als dat veilig kan.

Op dit moment zijn de meeste evenementen verboden. Dit betekent niet dat je geen vergunning kunt aanvragen voor een evenement. Hieronder lees je waar je in dat geval op moet letten.

Waar moet jouw aanvraag aan voldoen?

Voor het indienen van een aanvraag evenementenvergunning geldt momenteel het volgende:

  • een volledig ingevuld aanvraagformulier
  • een draaiboek van het evenement
  • een coronaplan met maatregelen
  • een duidelijke situatietekening

Wat gebeurt er met jouw aanvraag?

De medewerkers van team Vergunningen beoordelen jouw aanvraag zorgvuldig. Ze controleren of alle documenten aan de eisen voldoen. Ontbreekt er nog iets? Dan vragen ze bij jou aanvullende gegevens op. Is de aanvraag compleet? Dan wordt hij, vanwege het verbod wat nu geldt, voor onbepaalde tijd verdaagd. Dit betekent dat de verdere afhandeling op een later moment zal plaatsvinden.

Hoe gaat het verder?

De gemeente houdt de geldende coronamaatregelen goed in de gaten. We weten nu nog niet hoe de versoepelingen eruit zullen zien. En wanneer welke evenementen weer mogelijk zijn. Komt er meer ruimte voor wat jij wilt organiseren? En heb je daarvoor al een vergunning aangevraagd? Dan nemen wij contact met jou op om de mogelijkheden te bespreken.

Wat is nog meer belangrijk?

Doe jij een aanvraag voor een evenementenvergunning? Dan kan de gemeente hiervoor geld (leges) in rekening brengen. Kan jouw evenement niet doorgaan vanwege de coronamaatregelen? Dan loop je het risico dat je de legeskosten niet vergoed krijgt.

De organisatie van een activiteit of evenement maakt een coronaplan. Hieronder lees je welke onderwerpen daarvoor belangrijk zijn.

In­rich­ting ter­rein

  • Maak een plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
  • Geef duidelijk aan waar de ingang en de uitgang is.
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar enzovoort) van het terrein.
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.

Op- en af­bouw

  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn.

En­tree

  • Welke voorzieningen (bijvoorbeeld handgel) zijn er voor de bezoekers?
  • Als triage nodig is, beschrijf hoe je dit uitvoert.
  • Hoeveel personen wil je toelaten tot het evenement? Per persoon is minimaal 2 m² nodig om op 1,5 meter te kunnen blijven, maar er is meer ruimte nodig voor bewegingen.
  • Hoe voorkomt je dat er te veel personen op het terrein zijn?
  • Is online reserveren mogelijk of noodzakelijk?
  • Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
  • Is er een toegangsprijs; is pinnen of contactloos betalen mogelijk?

In­for­ma­tie be­zoe­kers

  • Beschrijf hoe je bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).

Uit­gif­te ho­re­ca

  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
  • Beschrijf hoe de hygiënemaatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijvoorbeeld éénmalige consumptiebonnen).
  • Werk met ‘disposables’ in plaats van met herbruikbare glazen.

Sa­ni­tai­re voor­zie­nin­gen

  • Beschrijf de looproute naar de toiletten.
  • Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar?
  • Beschrijf op welke manier en hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
  • Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.

Con­tact­per­soon en toe­zicht

  • Wijs 1 persoon aan die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
  • Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage enzovoort).
  • Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.

Ont­rui­ming

  • Beschrijf wanneer je overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.

In­for­me­ren

  • Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek je coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn.

Wie is verantwoordelijk voor de anderhalve meter afstand?

Organiseer jij een evenement of activiteit? Dan ben jij verantwoordelijk voor de uitvoering van de anderhalve metermaatregel. Dit geldt zowel op het evenemententerrein als voor de toegangen tot het terrein. Hoe je dit wilt gaan doen, beschrijf je in het coronaplan. Dit plan is verplicht bij iedere vergunningaanvraag of melding.

Is het zeker dat jouw evenement kan doorgaan?

Heb jij een evenementenvergunning aangevraagd of een melding gedaan? Dan is het niet zeker dat jouw evenement ook kan doorgaan. De gemeente kan die garantie op voorhand niet geven. Zo moet de gewenste datum wel beschikbaar zijn. Bieden de lokale en regionale evenementenkalender geen ruimte? Dan kan het evenement niet doorgaan. Is de datum nog vrij? Dan beoordeelt de gemeente de plannen. Daarna krijg je te horen of het evenement kan doorgaan. Gaat het om een  risicovol evenement? Dan stemt de gemeente dit af met de veiligheidsregio en de politie.

Telt personeel mee als deelnemer?

Stel je organiseert een evenement voor honderd bezoekers. Je bent van plan om daarbij tien medewerkers in te zetten. Tellen deze mensen mee bij het toegestane aantal deelnemers? Het antwoord op deze vraag is nee. Medewerkers van een evenement tellen niet mee voor het aantal bezoekers. Het is nu niet bekend hoeveel mensen straks bij evenementen zijn toegestaan.

Bij wie kun je terecht voor vragen?

Wil je meer weten over evenementenvergunningen in deze coronatijd? Neem dan contact op met de medewerkers van team Vergunningen via vergunningenapv@sudwestfryslan.nl. Liever bellen? Dat kan iedere werkdag tussen 09.00 en 16.00 uur via 14 0515.

Evenement melden of vergunning aanvragen

We willen je vragen om, voorafgaand aan het doen van een melding of het indienen van een aanvraag voor een vergunning, de veelgestelde vragen hiernaast goed door te lezen.

Wil je meer informatie? Of heb je vragen of opmerkingen die je ons wilt laten weten? Dan komen wij graag met je in contact. Je kunt telefonisch contact opnemen met ons team Vergunningen via 14 0515.

Besloten feest organiseren

Wil je een besloten feest organiseren? Een besloten feest valt niet onder een evenement, waar een vergunning of melding voor nodig is, maar dit betekent niet in dat er geen andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn!

Aan de hand van het onderstaande formulier kun je toetsen in hoeverre je vergunningen of ontheffingen moet regelen. Heb je vragen? Dan kun je telefonisch contact opnemen met team Vergunningen via 14 0515.

Veelgestelde vragen

Je hoeft niet voor elk evenement een vergunning aan te vragen. Soms is het doen van een melding voldoende. We maken hierbij onderscheid tussen kleine en grote evenementen. Een klein evenement moet aan de volgende punten voldoen:

  • Er komen maximaal 150 personen op af;
  • Het evenement is overdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
  • Er wordt niet via speakers omgeroepen;
  • De muziek wordt niet elektronisch versterkt;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het fietspad of op een parkeerplaats;
  • Het evenement is geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
  • Er worden geen grotere voorwerpen geplaatst dan 10m2.

Voldoet jouw evenement aan bovenstaande punten? Dan hoef je alleen een melding te doen. Dit kan tot uiterlijk 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement.

Organiseer je een evenement waar bijvoorbeeld meer dan 150 mensen op afkomen? Of een evenement dat ’s nachts ook nog even doorgaat? Dan heb je een vergunning nodig!

Als organisator wordt je verantwoordelijk voor het evenement. De vergunning is veelal nodig om ervoor te zorgen dat je het evenement op een verantwoorde manier uitvoert en de veiligheid van de bezoekers/inwoners niet in het geding komt.

Een aanvraag bestaat onder andere uit een draaiboek. In het draaiboek moet bepaalde informatie staan. Zie voor een handleiding voor het schrijven van een draaiboek verderop op deze pagina. Zorg ervoor dat je het draaiboek klaart hebt, voordat je de aanvraag indient. Het draaiboek moet namelijk worden toegevoegd tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier.

Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse. Klasse A is een evenement met weinig risico, klasse C is een evenement met veel risico. Een B-evenement valt daar tussenin. Wil je weten in welke risicoklasse jouw evenement valt? Vul dan onze kwantitatieve risicoscan in. Met deze risicoscan kan de procedure worden bepaald die wordt gevolgd bij de behandeling van de uiteindelijke aanvraag. De scan geeft een indicatie van de omvang van de risico’s. In de scan komen een aantal onderdelen aan bod. Aan al deze onderdelen worden zogenaamde ‘’risicopunten’’ toegekend. Het totaal aantal punten vormt de voorlopige risicoscore. Deze uitkomst is nog niet definitief en kan nog worden verhoogd door de gemeente door het uitvoeren van een kwalitatieve scan, op basis van ervaringen bij soortgelijk en/of gelijktijdige evenementen.

Daarnaast kan het zijn dat je aanvullende vergunningen en ontheffingen nodig hebt voor je evenement. Houd er rekening mee dat je ook voor deze vergunningen en ontheffingen moet betalen.

Bij een vergunningaanvraag is een draaiboek verplicht. Een goed draaiboek bij de aanvraag geeft ons inzicht in je evenement en maakt dat wij je aanvraag snel en efficiënt kunnen behandelen. Bovendien helpt een goed draaiboek jou bij het organiseren van je evenement. Voor terugkerende evenementen is het draaiboek een waardevol document voor de toekomst.

Wij hebben een handleiding ontwikkelt voor het schrijven van een draaiboek. In deze handleiding staat beschreven welke informatie je moet aanleveren bij het aanvragen van een evenementenvergunning. De handleiding bevat veel voorkomende onderwerpen. Wellicht is niet alles op uw evenement van toepassing. In dat geval kun je dat aangeven en doorgaan met het volgende onderdeel. Om je draaiboek snel en efficiënt te kunnen beoordelen moet je je houden aan de hoofdstukindeling in de handleiding. Deze handleiding is overigens niet limitatief. Er kan door de vergunningverlener altijd om aanvullende informatie worden gevraagd wanneer dat noodzakelijk blijkt. De handleiding verkleint de kans op zo’n verzoek echter aanzienlijk en zorgt zo mede voor een vlotte verwerking van je aanvraag.

Er zijn twee handleidingen voor het schrijven van een draaiboek. Dit zijn:

Weet je niet welke handleiding je nodig hebt? Doe dan eerst de risicoscan.

Wil je een vergunning aanvragen voor een A-evenement? Dan moet de vergunningsaanvraag minimaal 4 weken van tevoren bij ons binnen zijn. Bij een B-evenement is dat 8 weken. Bij risicovolle evenementen in de hoogste risicoklasse hebben wij de aanvraag minimaal 14 weken van tevoren nodig.

Ga je een evenement organiseren tijdens de Sneekweek? Dan moet de aanvraag uiterlijk voor 1 maart binnen zijn.

Het melden van een klein evenement is gratis. De kosten voor een vergunning hangen af van de risicoklasse van het evenement. De aanvraagkosten voor een vergunning zijn:

  • Voor reguliere A-evenementen € 44,45;
  • Voor B-evenementen met verhoogde aandacht € 193,30;
  • Voor B-evenementen met advies van het kernteam Veiligheid € 318,00;
  • Voor risicovolle C-evenementen € 1495,05.

Naast een evenementenvergunning kunnen er ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Ook voor deze vergunningen en ontheffingen ben je leges verschuldigd.

Normaal gesproken mogen alleen horecabedrijven met een drank- en horecavergunning alcohol verkopen. Wil je bij je evenement graag alcohol schenken, dan heb je een ontheffing van ons nodig. Voor een ontheffing betaal je € 94,05.  Heb je een ontheffing ontvangen? Dan mag je alcohol verkopen, maar niet aan kinderen onder de 18 jaar. Ook mag er geen sterke drank worden verkocht. Het gaat dan om drank met meer dan 15% alcohol. Degene die de leiding heeft in de bar moet minimaal 21 jaar zijn. Houd je je niet aan deze regels? Dan kun je een hoge boete krijgen.

Wil je de ontheffing aanvragen, los van je evenement? Dat kan! Vraag de ontheffing aan met het aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol.

Vergeet je niet dat je voor het organiseren van een evenement ook een evenementenvergunning nodig hebt?

Voor sommige evenementen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen. Dit wordt automatisch meegenomen in je aanvraag voor een evenementenvergunning.

Gaat het om een evenement met een besloten karakter, zoals een jubileum, trouwerij of verjaardagsfeest? Dan is er geen evenementenvergunning en geen melding nodig. Bij meer dan 150 personen in een tent of in de openlucht moet je nog wel het formulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen invullen.

Komen er tijdens het evenement meer dan 50 mensen in een gebouw? Dan moet je ook altijd apart een gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket. Ook als er sprake is van een evenementenvergunning of melding klein evenement.

Wil je een terras of deze uitbreiden bij je horecabedrijf tijdens een evenement? Dan heb je in Sneek en Bolsward een tijdelijke terrasvergunning nodig. Ben je ook de organisator van het evenement, dan kun je deze mee aanvragen bij het evenement. Ben je niet de organisator of wil je het terras apart aanvragen? Dan kun je gebruiken maken van het formulier hieronder.