Evenement organiseren

Voor sommige evenementen is een vergunning nodig. Organiseer je een klein evenement? Dan hoef je alleen maar een melding te doen. Wil je een loterij of bingo organiseren? Kijk dan bij bingo, loterij en kansspel. Lees hieronder verder over vergunningen van verschillende soorten evenementen.

Stap 1. Meld (nieuwe) evenementen zo snel mogelijk aan

Wil je een evenement organiseren? Meld het evenement dan aan voor de evenementenkalender. Dit kan in de periode van 30 september 2022 tot en met 20 oktober 2022.  

Waarom een evenementenkalender?

Er moeten altijd voldoende hulpdiensten beschikbaar zijn voor eventuele calamiteiten. Dit kan alleen door de evenementen over het seizoen te verspreiden. De kalender wordt dan ook besproken met de veiligheidsregio en burgemeester. Als deze akkoord is wordt de kalender vastgesteld en wordt eind december op de website geplaatst. Staat uw evenement er op dan is de datum en locatie akkoord.

Stap 2. Evenementenvergunning aanvragen

Is de datum akkoord? Dan vraag je een evenementenvergunning aan.

Wanneer?

Een evenementenvergunning vraag je zo’n twaalf tot acht weken van tevoren aan. Een aanvraag kan tot ongeveer maximaal 20 weken van te voren worden aangevraagd, maar in ieder geval 8 weken voordat het evenement plaats vindt. Veel eerder kan alleen als alle informatie compleet en bekend is. Vraag je tot minder dan 8 weken van te voren aan, dan loop je het risico dat de aanvraag niet meer beoordeeld kan worden.

Informatie over jouw evenement

Stuur altijd een duidelijk draaiboek en veiligheidsplan mee, samen met een goede situatietekening. Hoe beter de aangeleverde informatie, hoe eerder wij de vergunning kunnen verlenen. Voor het maken van een kwalitatief goed draaiboek is een handleiding beschikbaar. Kijk hiervoor bij de veel gestelde vragen. Zorg dat de informatie goed en duidelijk is geformuleerd.

Kosten evenementenvergunning

Wanneer je een evenementenvergunning aanvraagt, brengt de gemeente kosten in rekening. Heb je een aanvraag gedaan en kan je evenement niet doorgaan? Dan moet je dit geld toch betalen. Het is daarom verstandig de vergunning niet te vroeg aan te vragen.

Wil je een vergunning voor een evenement aanvragen? Lees dan eerst de veelgestelde vragen goed door.  Via onderstaande link kun je de aanvraag doen.

Stap 3. Duurzaamheidscriteria

Je evenement moet voldoen aan een aantal duurzaamheidscriteria.

Hiervoor vul je een aantal formulieren in. Welke formulieren je hiervoor nodig hebt, is afhankelijk van het type evenement.

Heb je vragen of wil je de formulieren ontvangen voor jouw evenement? Stuur dan een mail naar duurzaamevenement@sudwestfryslan.nl.

Bekijk hier de duurzaamheidscriteria.

Wil je meer informatie? Of heb je vragen of opmerkingen die je ons wilt laten weten? Neem dan telefonisch contact op met ons team Vergunningen via 14 0515.

Besloten feest organiseren

Een besloten feest is geen evenement waar een evenementenvergunning voor nodig is of dat je een melding moet doen.

Mogelijk heb je wel een andere vergunning of ontheffing nodig. Met de vragenlijst hieronder kun je achterhalen wat je precies moet regelen. Het is sowieso verstandig om buren op de hoogte te brengen van je plannen.

Veelgestelde vragen

Je hoeft niet voor elk evenement een vergunning aan te vragen. Soms is het doen van een melding voldoende. We maken hierbij onderscheid tussen kleine en grote evenementen. Een klein evenement moet aan de volgende punten voldoen:

  • Er komen maximaal 150 personen op af;
  • Het evenement is overdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
  • Er wordt niet via speakers omgeroepen;
  • De muziek wordt niet elektronisch versterkt;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het fietspad of op een parkeerplaats;
  • Het evenement is geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
  • Er worden geen grotere voorwerpen geplaatst dan 10m2.

Voldoet jouw evenement aan bovenstaande punten? Dan hoef je alleen een melding te doen. Dit kan tot uiterlijk 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement.

Organiseer je een evenement waar bijvoorbeeld meer dan 150 mensen op afkomen? Of een evenement dat ’s nachts ook nog even doorgaat? Dan heb je een vergunning nodig!

Als organisator wordt je verantwoordelijk voor het evenement. De vergunning is veelal nodig om ervoor te zorgen dat je het evenement op een verantwoorde manier uitvoert en de veiligheid van de bezoekers/inwoners niet in het geding komt.

Een aanvraag bestaat onder andere uit een draaiboek. In het draaiboek moet bepaalde informatie staan. Zie voor een handleiding voor het schrijven van een draaiboek verderop op deze pagina. Zorg ervoor dat je het draaiboek klaart hebt, voordat je de aanvraag indient. Het draaiboek moet namelijk worden toegevoegd tijdens het invullen van het digitale aanvraagformulier.

Hoe vraag ik een evenementenvergunning aan?

Wij adviseren je niet te vroeg een vergunning aan te vragen. Doe het in ieder geval 8 weken voor de datum van het evenement.

Vraag je een evenementenvergunning aan? Stuur dan ook een draaiboek, een coronaplan en een situatietekening mee. Doe dit zo volledig mogelijk. Dat versnelt de procedure. Instructies voor het maken van deze documenten vind je op deze pagina.

Moet je kosten betalen als jouw evenement niet kan doorgaan?

Wanneer je een evenementenvergunning aanvraagt, brengt de gemeente kosten in rekening. Heb je een aanvraag gedaan en kan je evenement niet doorgaan? Dan moet je dit geld toch betalen. Het kan daarom verstandig zijn te wachten met de vergunningaanvraag. Doe een aanvraag in ieder geval uiterlijk 8 weken van tevoren.

Staat jouw evenement op de kalender?

Op deze pagina vind je een overzicht van alle bij ons bekende evenementen. Staat jouw evenement niet op de kalender? Meld het dan alsnog aan via mail. Dan kunnen wij beoordelen of de gewenste datum nog beschikbaar is. Wij adviseren je goed over de datum na te denken. Uitwijken naar een alternatieve datum is namelijk niet altijd mogelijk. Dit heeft te maken met de capaciteit van de gezamenlijke hulpdiensten.

Wat als je niet aan de voorwaarden kunt voldoen?

Dan is het niet verstandig een evenementenvergunning aan te vragen. De kans bestaat dat wij de aanvraag niet kunnen vergunnen. Je moet dan echter wel geld betalen. Dit is minimaal € 47,75 of tot 50% van de maximale legeskosten. Beoordeel dus goed of je aan de voorwaarden kunt voldoen.

Meer weten?

Team vergunningen staat voor je klaar om jouw vragen te beantwoorden. Je kunt ons bereiken via 14 0515 of stuur een e-mail.

Voor het organiseren van een evenement en het aanvragen van een vergunning hebben we belangrijke informatie en de voorwaarden voor je op een rijtje gezet. Je vindt in dit document onder andere informatie over:

  • gemeentelijke voorzieningen
  • brandveiligheid en volksgezondheid
  • busverkeer
  • bouwwerken, podia, tribunes, tenten en andere constructies
  • verkeersregelaars
  • reclame
  • hulpdiensten
  • schenken van alcohol
  • muziek
  • standplaats
  • weersomstandigheden

Ook vind je in het document aanvullende informatie over onder andere de volgende specifieke evenementen:

  • braderie
  • ringrijden
  • kermis
  • springkussens
  • schaatstoertocht
  • survivalrun

Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse. Klasse A is een evenement met weinig risico, klasse C is een evenement met veel risico. Een B-evenement valt daar tussenin. Wil je weten in welke risicoklasse jouw evenement valt? Vul dan onze kwantitatieve risicoscan in. Met deze risicoscan kan de procedure worden bepaald die wordt gevolgd bij de behandeling van de uiteindelijke aanvraag. De scan geeft een indicatie van de omvang van de risico’s. In de scan komen een aantal onderdelen aan bod. Aan al deze onderdelen worden zogenaamde ‘’risicopunten’’ toegekend. Het totaal aantal punten vormt de voorlopige risicoscore. Deze uitkomst is nog niet definitief en kan nog worden verhoogd door de gemeente door het uitvoeren van een kwalitatieve scan, op basis van ervaringen bij soortgelijk en/of gelijktijdige evenementen.

Daarnaast kan het zijn dat je aanvullende vergunningen en ontheffingen nodig hebt voor je evenement. Houd er rekening mee dat je ook voor deze vergunningen en ontheffingen moet betalen.

Bij een vergunningaanvraag is een draaiboek verplicht. Een goed draaiboek bij de aanvraag geeft ons inzicht in je evenement en maakt dat wij je aanvraag snel en efficiënt kunnen behandelen. Bovendien helpt een goed draaiboek jou bij het organiseren van je evenement. Voor terugkerende evenementen is het draaiboek een waardevol document voor de toekomst.

Wij hebben een handleiding ontwikkelt voor het schrijven van een draaiboek. In deze handleiding staat beschreven welke informatie je moet aanleveren bij het aanvragen van een evenementenvergunning. De handleiding bevat veel voorkomende onderwerpen. Wellicht is niet alles op jouw evenement van toepassing. In dat geval kun je dat aangeven en doorgaan met het volgende onderdeel. Om je draaiboek snel en efficiënt te kunnen beoordelen moet je je houden aan de hoofdstukindeling in de handleiding. Deze handleiding is overigens niet limitatief. Er kan door de vergunningverlener altijd om aanvullende informatie worden gevraagd wanneer dat noodzakelijk blijkt. De handleiding verkleint de kans op zo’n verzoek echter aanzienlijk en zorgt zo mede voor een vlotte verwerking van je aanvraag.

Er zijn twee handleidingen voor het schrijven van een draaiboek. Dit zijn:

Weet je niet welke handleiding je nodig hebt? Doe dan eerst de risicoscan.

Wil je een vergunning aanvragen voor een A-evenement? Dan moet de vergunningsaanvraag minimaal 4 weken van tevoren bij ons binnen zijn. Bij een B-evenement is dat 8 weken. Bij risicovolle evenementen in de hoogste risicoklasse hebben wij de aanvraag minimaal 14 weken van tevoren nodig.

Ga je een evenement organiseren tijdens de Sneekweek? Dan moet de aanvraag uiterlijk voor 1 maart binnen zijn.

Op dit moment ontvangt de gemeente extreem veel aanvragen voor evenementenvergunningen. Het lukt niet om alle aanvragen meteen in behandeling te nemen. We geven voorrang aan evenementen die het eerst gepland staan. We vragen hiervoor begrip.

Heb jij een evenementenvergunning aangevraagd?

Dan krijg je bericht wanneer de gemeente jouw aanvraag in behandeling neemt. Dit doen we uiterlijk vier weken voor de datum van jouw evenement. In de praktijk streven we naar zes weken van tevoren. Alleen kunnen we dat nu niet beloven.

Wat kunt je in de tussentijd zelf doen?

Zorg voor een goed draaiboek (veiligheidsplan) van jouw evenement. Dit document moet voldoen aan onze voorwaarden. Kijk hiervoor elders op deze pagina.

Wat is nog meer belangrijk?

Zorg ook voor een duidelijke situatietekening van jouw evenement. Op verzoek kan de gemeente deze tekening voor je maken. Voldoen het draaiboek en de situatietekening aan de voorwaarden? Dan kunnen wij de aanvraag versneld beoordelen en vergunnen. Is dit niet het geval? Dan hebben we meer tijd nodig. In het ergste geval kunnen we jouw aanvraag niet op tijd vergunnen.

Meer weten?

Heb je vragen over de afhandeling van jouw aanvraag? Neem dan contact op met de medewerkers van team Vergunningen. Je kunt hen bereiken via vergunningenapv@sudwestfryslan.nl of 14 0515 (zonder kengetal). Bellen kan iedere werkdag van 09.00 uur tot 16.00 uur. Neemt je contact op? Vermeld dan het EV-nummer van jouw aanvraag.

Het melden van een klein evenement is gratis. De kosten voor een vergunning hangen af van de risicoklasse van het evenement. De aanvraagkosten voor een vergunning zijn:

  • Voor reguliere A-evenementen € 48,90;
  • Voor B-evenementen met verhoogde aandacht € 212,65;
  • Voor B-evenementen met advies van het kernteam Veiligheid € 349,80;
  • Voor risicovolle C-evenementen € 1.644,55.

Naast een evenementenvergunning kunnen er ook andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Ook voor deze vergunningen en ontheffingen ben je leges verschuldigd.

Normaal gesproken mogen alleen horecabedrijven met een drank- en horecavergunning alcohol verkopen. Wil je bij je evenement graag alcohol schenken, dan heb je een ontheffing van ons nodig. Voor een ontheffing betaal je € 103,45.  Heb je een ontheffing ontvangen? Dan mag je alcohol verkopen, maar niet aan kinderen onder de 18 jaar. Ook mag er geen sterke drank worden verkocht. Het gaat dan om drank met meer dan 15% alcohol. Degene die de leiding heeft in de bar moet minimaal 21 jaar zijn. Houd je je niet aan deze regels? Dan kun je een hoge boete krijgen.

Wil je de ontheffing aanvragen, los van je evenement? Dat kan! Vraag de ontheffing aan met het aanvraagformulier tijdelijk schenken alcohol.

Vergeet je niet dat je voor het organiseren van een evenement ook een evenementenvergunning nodig hebt?

Voor sommige evenementen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen. Dit wordt automatisch meegenomen in je aanvraag voor een evenementenvergunning.

Gaat het om een evenement met een besloten karakter, zoals een jubileum, trouwerij of verjaardagsfeest? Dan is er geen evenementenvergunning en geen melding nodig. Bij meer dan 150 personen in een tent of in de openlucht moet je nog wel het formulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen invullen.

Komen er tijdens het evenement meer dan 50 mensen in een gebouw? Dan moet je ook altijd apart een gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket. Ook als er sprake is van een evenementenvergunning of melding klein evenement.

Organiseer je een niet-commercieel evenement? Dan kun je afvalcontainers, dranghekken en stroom van ons gebruiken. Informatie over de kosten en/of aanvragen doe je via het contactformulier of 14 0515.

  • Regel het minimaal 1 week voor het evenement.
  • Maximaal 10 hekken per evenement.
  • De hekken moet je zelf ophalen en brengen.

Heb je meer hekken nodig of organiseer je een commercieel evenement? Neem dan contact op met een verhuurbedrijf.

Wil je een terras of deze uitbreiden bij je horecabedrijf tijdens een evenement? Dan heb je in Sneek en Bolsward een tijdelijke terrasvergunning nodig. Ben je ook de organisator van het evenement, dan kun je deze mee aanvragen bij het evenement. Ben je niet de organisator of wil je het terras apart aanvragen? Dan kun je gebruiken maken van het formulier hieronder.

Evenementenkalender 2022

Evenementenkalender september 2022
Datum Evenement Omschrijving Locatie
1 – 3 september Theater over Water Theater over Bolsward bij Weeshuis Bolsward, Kleine Kampen
1 – 4 september Dorpsfeest Nijland Diverse activiteiten Sportvelden Nijland
2 – 4 september Friesland Darts Masters Darttoernooi Sneek
3 – 11 september Feestweek Koudum Diverse (muziek)activiteiten Koudum
3 september Hemdykrintocht Wandeltocht Blauwhuis
3 september Shantyfestival & springkussen elfsteden Diverse shantykoren en springkussens Sneek centrum
3 september Hemdykrintocht Wandelen rondom Blauwhuis Blauwhuis
4 september Triathlon Workum Triathlon Stedspôle en Workum e.o.
4 september Friese Streekmarkt Flinkeboskje 2 Hemelum Verkoop ambachtelijke streekproducten Flinkebosje 2 Hemelum
5 – 30 september Theater over het Water Theaterstuk bij Weeshuis Tuin Weeshuis en Kleine Kampen Bolsward
7 september Schuttersveldloop Hardloopwedstrijd Sneek
8 – 10 september M.G. de Tysker Dorpsfeest Easterwierrum
9 – 11 september UIT Festival Diverse culturele activiteiten op 11 locaties in SWF Sneek, Bolsward, Workum, IJlst, Oudega, Goënga, etc.
10 september Open Monumentendag
10 september Dorpsfeest Schraard Dorpsfeest Schraard
10 september Fries kampioenschap ringrijden Paardensportvereniging De Hanzeruiters Bolsward
10 september SLOWTriatlon® Waterland van Friesland 2022 Triathlon Oudemirdum
10 september Knaf autocross kampioenschappen Ferwoude Autocross Ferwoude Nabij Ferwoude
10 – 11 september NON Stop SUP11-citytour Suppen Langs Friese 11 steden
10 – 11 september NK Wakeboarden NK wedstrijden voor top Wakeboarden De Potten in Offingawier (waterskibaan), het is overdag maar met muziek
11 september Flinke Flea Market Rommelmarkt met foodtrucks Hemelum Rommelmarkt met foodtrucks Flinkebosje 2 Hemelum
11 september Triatlon Witmarsum Comite triatlon Witmarsum Witmarsum
11 september Zwemmarathon Zwemmarathon Stavoren
14 – 18 september Vijfdaagse Tour SUP11-tour Suppen Langs Friese 11 steden
16 – 17 september Dorpsfeest Goënga De Boppeslach Goënga Goënga
16 – 18 september Onbeperkte Elfstedentocht Stichting Leef lLngs Friese elsteden
16 – 18 september Evenement in kader van Arcade Workum park Marienacker
16 – 18 september Beammebern Muziektheater Theater door kinderen Park Workum
17 september Triathlon Wommels Triathlon Wommels
17 september Verkeers Veiligheidsdag Grote veiligheidsdag met alle hulpverlening Sneek centrum
17 september ModeWeekend Show van diverse bedrijven Appelmarkt/Markstraat in Bolsward
17 september Stichting Museum en Werkplaats Houtstad Museumnacht FRL IJlst
17 september Wielerwedstrijd Tijdrit Warns Kalas TT-competitie Omgeving Warns
17 september Slag om Makkum Sloeproeirace Workumerdijk, Makkum centrum, IJsselmeer
23 – 24 september Muziekfestival workshops Circus tent, 12-18 uur Sneek – Bolswarder Poort, Schuttersveld of Veemarktterrein
23 – 24 september Septemberpop Workum
23 – 25 september Tentfeest Superbingo, trekkertrek en tentfeest Warns
24 september Knaf autocross kampioenschappen Ferwoude Autocross Ferwoude nabij Ferwoude
24 september Burendag en Open dag beweegplekken Open dag beweegplekken en activiteiten voor buurt Witmarsum
24 september Jubileumfeest Stienstra van der Wal Jubileumfeest IJlst
24 september Klaaipop Schuurfeest Easterwierrum
25 september Flinke Flea Market Rommelmarkt met foodtrucks Hemelum Rommelmarkt met foodtrucks Flinkebosje 2 Hemelum
25 september Broemfietsbeurs Alles voor de bromfiets Veemarkthal Sneek
25 september Zero Waste markt Leuke kraampjes (rommelmarkt) Broerekerk Bolsward
28 september Veekeuringsdag Veekeuring en overige activiteiten Workum centrum
30 september – 1 oktober 90’s feest en Oktoberfest Veemarkthal Sneek

Evenementenkalender oktober 2022
Datum Evenement Omschrijving Locatie
1 oktober Trucktour Trucktour Bolsward
1 oktober Autocross Wolsum Autocross Wolsum
1 oktober Nacht fan Boazum Tentfeest Boazum
1 oktober Sneeker Dweildag Dweilorkesten in centrum Sneek
1 oktober Grandcafe De Kroon 90’s feest en Oktoberfest Veemarkthal Sneek
1 oktober Friso Festival Open dag en diverse activiteiten bij Friso Sneek
6 oktober de Hanze Ringrijderij Bolletongerdei Bolsward
7 oktober Bolletongersdei Markt en kermis Bolsward
7 oktober Oktoberfest Muziekevenement Marktplein 5 Bolsward
7 – 9 oktober Foodfestival Stichting Uit SNeek Sneek centrum
7 – 9 oktober Oktoberfest Oktoberfest Mulierlaan 1 Witmarsum
8 oktober Kinderboerderij en boerenstreekmarkt Vereniging ondernemend Bolsward Marktplein en Broerkerk Bolsward
8 oktober Oktoberfest Muziek en bierfest Witmarsum Mulierlaan
14 – 22 oktober Lichtfestival Luna Diverse kunstobjecten verlicht Sneek
15 oktober Nachtkuier Wâldsein Wandeltocht Woudsend
16 en 17 oktober Markt, visserij, strontrace en beurtveer. Stichting Zeilvaart college Workum Workum centrum
19 oktober FryslanMarkten Braderie tijdens strontrace Workum centrum
22 oktober Strontraceloop Workum Hardloopevenement Aquaresort It Soal, Workumerwaard
22 oktober Mega oktoberfest Oktoberfest Hieslum, camping Heeres
27 oktober Werkfestival Werkcongres Inspiratietour bij bedrijven in Súdwest- Fryslân
29 oktober Muziekevenement De Klink Exploitaite Ds. L. Tinholtstraat 1 Koudum

Evenementenkalender november 2022
Datum Evenement Omschrijving evenement Locatie
12, 19 en 27 november Sinterklaasintochten Sneek, Bolsward, Workum etc.
18 november Culinaire Elfstedentocht Sneek
19 november Lege Geaen wandeltocht Wandeltocht nabij Scharnegoutum Scharnegoutum
28 november Sinterklaasloop Hardloopwedstrijd Bolsward
25, 26, 27 november Winterfair Wintermarkt Koudum centrum

Evenementenkalender december 2022
Datum Evenement Omschrijving evenement Locatie
11 december Kerstboom/XMAS Sneek Diverse activiteiten Sneek
17 – 18 december Kerkkorenfestival Sneek
25 december – 8 januari Kerstcircus Sneek